Desde que llegó, la inteligencia artificial (IA) ha revolucionado cada área en la que se ha presentado, y por supuesto, en el área laboral también. La forma en la que trabajamos ha cambiado y la IA se ha convertido en una herramienta más para mejorar de manera muy significativa la eficiencia y productividad de los trabajadores.
Somos conscientes de que todavía estamos en un momento muy inicial y que la generalización de su uso es cuestión de tiempo. Hasta dónde alcanzará es una pregunta para la que no tenemos respuesta, pero no cabe duda del potencial que tiene la Inteligencia Artificial para hacer nuestros procesos de trabajo más eficientes y de mayor calidad.
Pero, ¿por qué usar la IA en el trabajo?
La inteligencia artificial ofrece grandes beneficios para las organizaciones y empleados. No debemos olvidar que es una herramienta que, como todas las herramientas, su función es optimizar la tarea para la que se va a utilizar.
Por tanto, la principal ventaja es el aumento de la eficiencia en la plantilla al optimizar procesos, reducir errores y contribuir a la productividad, aunque también presenta otro tipo de beneficios, como las siguientes:
- Automatización de tareas: Algunas de las tareas diarias son muy repetitivas y rutinarias. Así, la IA puede encargarse de estas actividades dando más libertad a los empleados para que inviertan su tiempo en tareas más estratégicas, creativas… En definitiva, en funciones en las que aporten mayor valor.
- Mayor capacidad de análisis de datos: La IA tiene mucha más capacidad de gestionar y analizar en tiempo real un gran volumen de datos que los humamos. De esta manera puede proporcionar a la empresa información valiosa en un menor tiempo para la toma de decisiones. No debemos olvidar que, antes de nada, debemos instruir a la IA sobre qué datos queremos que analice y cómo queremos que lo haga.
- Mejor atención al cliente: Otro beneficio es la mejora en el servicio al cliente, pues con herramientas como los chatbots o asistentes virtuales se reduce el tiempo de respuesta, la carga de trabajo del empleado y se ofrece un buen servicio al cliente para aquellas preguntas comunes y repetitivas en las que se aporta poco valor y el cliente busca una respuesta fácil y rápida.
- Seguridad y protección de datos: La inteligencia artificial puede proteger información sensible de las organizaciones, identificando y reduciendo riesgos. No obstante, este es ahora mismo uno de los principales focos de debate ante la ausencia de una legislación. Aunque existan herramientas de IA enfocadas en la seguridad y protección de datos, hay que extremar las precauciones para evitar compartir cualquier dato personal en otras herramientas de IA.
- Producciones más eficientes: Como es el caso de la fabricación de coche. Los fabricantes de automóviles están adoptando la IA en sus líneas de producción para ser más eficientes y minimizar costes. La IA analiza datos para predecir y prevenir en tiempo real fallos en la producción.
Algunas herramientas de IA para el trabajo
Existen muchas herramientas con IA que pueden ayudarte en tu día a día en el trabajo. Cada día surgen más y es imposible mantener actualizado este listado. No obstante, te presentamos algunas muy útiles que te pueden ayudar a ser más productivo en tus tareas diarias:
- ChatGPT, Copilot y Gemini
Son, probablemente, las 3 estrellas en cuanto a Inteligencia Artificial hoy en día. ChatGPT pertenece a OpenAI y es la pionera y, de momento, más reconocida; Copilot es la IA de Microsoft que viene incluida en muchos ordenadores corporativos dentro del paquete Microsoft Office; Y, por su parte, Gemini es la IA de Google. Todo invita a pensar que una de las tres, o las tres, integrarán funcionalidades de otras IA y se posicionarán como nuestra IA «de referencia».
Las tres son herramientas de procesamiento de lenguaje natural que te pueden ayudar en tareas como: redacción de correos, correcciones de traducción, generar ideas, ofrecer sugerencias…Todo ello los convierte en unos asistentes ideales para tareas de redacción, resolución de dudas, ampliación de información o fuente de nuevas ideas.
- Otter.ai o Fireflies.ai
Estas aplicaciones transcriben automáticamente a través de la IA. De esta forma, puedes usarlas para grabar, buscar y transcribir conversaciones o reuniones. Así podrás enfocarte en la reunión y no tanto en tomar notas de cada detalle, ya que luego obtendrás la transcripción de la reunión e incluso un resumen de los puntos más importantes.
- Vimcal
Es un calendario inteligente que te ayuda a optimizar tu tiempo. Analiza tus patrones y te sugiere cómo organizar tus actividades, tareas, reuniones, etc..
- Midjourney
Es la herramienta más reconocida en cuanto a generación de imágenes junto a Dall E. Básicamente el funcionamiento es indicar (cuanto más detallado, mejor), qué quieres que aparezca en la imagen y esta aplicación te la genera. Muy útil para presentaciones o cualquier formato visual.
- Headshot Pro
Mejora de manera automática imágenes: ajusta la luz, la nitidez, los contrastes… Es ideal para aquellos profesionales que necesiten buenas imágenes para RRSS, artículos, presentaciones, anuncios…
- Taplio
¿Quieres mejorar tu perfil en LinkedIn? Esta herramienta te ayuda a mejorar la presencia de tu perfil en esta popular red social. Analizará tu perfil y te sugerirá mejoras, contenido, audiencias…
- Guru
Es una plataforma con IA para organizar información de dentro de un área, equipo o departamento. Es una manera fácil de acceder a la información necesaria de manera rápida entre compañeros.
- ChatPDF
Facilita la gestión y comprensión de documentos en formato PDF. Una vez cargado el PDF puedes iniciar varias acciones como extraer ideas principales, generar resúmenes o esquemas, hacer preguntas, buscar información…
- Asana Intelligence
Es un software de gestión de proyectos que te ayuda automatizar, planificar y gestionar el trabajo de manera más sencilla. Tiene funcionalidades de pago, pero mucha profundidad.
Disclaimer: no están todas las que son, pero son todas las que están. Esta breve selección no deja de ser un listado de herramientas que busca reflejar las posibilidades de este tipo de herramientas. Pero hay más y mejores.
¿Cómo implementar las herramientas de IA elegidas?
Es realmente importante implementar de una forma eficiente las herramientas de IA que se necesiten. Te dejamos a continuación algunos pasos y consejos necesarios para que tengas en cuenta:
- Identificar mejoras y necesidades
Lo primero es determinar qué procesos, tareas, áreas… necesitan mejoras o cuáles se beneficiarán del uso de la Inteligencia Artificial.
- Seleccionar herramientas que se adapten al trabajo
Las herramientas seleccionadas dependerán de las tareas a desarrollar o el área que ayudar. Por ejemplo, hay herramientas específicas para gestión del tiempo, otras para comunicación, reuniones… tantas herramientas como tareas.
- Aprender a usar las herramientas de IA
Es fundamental dedicar tiempo al aprendizaje de cada herramienta, pues de esta manera la agilidad jugará a tu favor y se convertirá en una herramienta más que te ayudará en tu trabajo. Muchas ofrecen guías, soportes, tutoriales… como ayuda a este aprendizaje.
- Integra las herramientas en tus tareas
Empieza a usar las herramientas de Inteligencia Artificial en tus tareas diarias. Es lo más recomendable para, posteriormente, optimizar el uso para personalizarlo a tus necesidades.
- Evaluar y Ajustar
Es imprescindible ir evaluando el impacto de la IA en los procesos de trabajo. Hay que evaluar si realmente está habiendo una mayor productividad, si se está mejorando la calidad de trabajo… En caso de resultados negativos, habrá que ajustar la estrategia.
- Analizar y Actualizar
Analiza los resultados que proporcionan las herramientas de IA y mantente al día de posibles actualizaciones, nuevas herramientas…
Con un enfoque estratégico y con la disposición a crecer profesionalmente, la implementación y seguimiento de la IA en la organización será imprescindible para adquirir todos los beneficios que tiene para ofrecer.
