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Cómo hacer un organigrama fácil y rápido en 7 pasos

Mar 1, 2022 | Recursos Humanos

Estás leyendo el blog de Recursos Humanos de Grupo Prisma. A continuación, voy a explicarte cómo hacer un organigrama fácil y rápido.
Eso sí, antes de entrar de lleno en dicha cuestión, quiero repasar qué es un organigrama, qué tipos de organigramas existen y por qué es importante aprender a hacer un buen organigrama.

Todo ello, con el objetivo de que aprendas a crear un flujo de trabajo efectivo, en vistas a alcanzar los mejores resultados.

1. ¿Qué es el organigrama de una empresa?

Atendiendo a la definición de la RAE, un organigrama es una sinopsis o esquema de la organización de una entidad, de una empresa o de una tarea. Yo, por mi parte, lo definiría como un esquema jerarquizado que representa, de forma visual, la estructura interna de una compañía.
Este esquema tiene como objetivo dar a conocer, de forma muy visual, la jerarquía, los equipos, las responsabilidades y los flujos de trabajo en una compañía. Por este motivo, debe ser muy intuitivo.

 

¿Qué debe incluir, sí o sí, un organigrama?

Todo organigrama debe incluir, sí o sí, estos 3 elementos:

1. Ápice estratégico: son las personas encargadas de tomar decisiones. Vamos, los altos directivos, encargados de definir el devenir de la empresa.

2. Línea media: son los cargos intermedios. Generalmente actúan a modo de puente entre el ápice estratégico y el núcleo de trabajadores.

3. Núcleo de operaciones: son la masa de trabajadores que desarrollan la actividad de la compañía.

 

¿Cada cuánto hay que actualizarlo?

Actualizar el organigrama es casi tan importante como crearlo. Al fin y al cabo, esta representación gráfica se tiene que incluir en el plan de negocio de la compañía. Por ende, debe actualizarse en consecuencia. De esta forma, reflejará de la forma más fidedigna posible la jerarquía laboral y el reparto del trabajo.

¿Qué debe incluir un organigrama?

2. Tipos de organigramas de una empresa

En primer lugar, quiero puntualizar que no existe una fórmula mágica para crear un “organigrama perfecto”. Por lo tanto, tendrás que aplicar un tipo de organigrama u otro, dependiendo de cuál sea la estructura de tu compañía.

Dicho esto, existen 7 tipos de organigramas:

1. Estructural: el organigrama estructural, o funcional, es aquel cuya representación gráfica es vertical. Partiendo de la cúspide, o director general, establecemos una línea para cada departamento.

Dentro de cada departamento, es importante que ordenes a las personas según sus capacidades, en vistas a evitar conflictos.

2. Matricial: este segundo organigrama, a diferencia del anterior, mezcla estructuras verticales con horizontales.

Para su realización, tienes que dividir a los trabajadores en dos niveles: departamentos y trabajadores, que colocamos de forma vertical. Y, la jerarquía, que colocamos en una matriz horizontal.

En el nivel horizontal, es donde dividimos a la empresa geográficamente.

3. Vertical: en este organigrama, partiendo del CEO, derivamos de forma vertical una serie de líneas que representan a las diferentes relaciones de este. Como te puedes imaginar, dichos profesionales se ordenan de forma jerarquizada de arriba hacia abajo (siendo el de arriba el más importante).

4. Horizontal: perfecto para aquellas organizaciones que valoran la toma de decisiones de forma horizontal. A nivel visual, se representa igual que el anterior, pero de forma horizontal.

5. Jerárquico: en este organigrama, representamos las relaciones y jerarquía de forma similar a las ramificaciones de un árbol.

6. Mixto: se basa en una mezcla del organigrama vertical y horizontal. Tienes que representar, de arriba hacia abajo, las diferentes áreas de la empresa. Y, de izquierda a derecha, los distintos departamentos.

7. Circular: el organigrama circular sitúa al CEO en el centro del gráfico. Y, desde ahí, se dividen en proporciones los distintos departamentos.

Cuanto más cerca esté una porción del CEO, mayor será su importancia.

3. ¿Por qué es importante saber cómo hacer un organigrama de una empresa?

Crear un organigrama adecuado requiere tiempo y esfuerzo. Y, precisamente por ello, son muchas las personas que no dedican el tiempo necesario a su creación.

Ahora bien, ¿por qué es importante que desarrolles el mejor organigrama posible?

A continuación, voy a compartir contigo los principales motivos (o beneficios) por los que tienes que crear un organigrama:

    • Mejora de la comunicación interna. En este sentido, estos gráficos dan muchísima claridad a la estructura organizacional.
    • Favorece la coordinación y cooperación de los equipos, gracias a que todo el mundo conoce cuál es su papel.
    • Facilita la toma de decisiones, gracias a que nos permite definir, de forma clara, los objetivos y la cadena de mando.
    • Aumenta la transparencia.
    • Y facilita la detección de errores en la estructura.

Todo ello, además, favorece la creación de un adecuado clima laboral, reduciendo los conflictos.

Ahora bien, todos estos beneficios son el resultado de crear un buen organigrama, ¡y muy intuitivo!

Ventajas de crear un organigrama.

4. Cómo hacer un organigrama fácil y rápido

Como ya te he explicado, hacer un buen organigrama requiere de cierta experiencia y tiempo. Vamos, que para hacer un organigrama rápido, pero mal, mejor no hacer nada.

Dicho esto, voy a explicarte los x pasos que tienes que seguir para crear el organigrama perfecto:

1. Identifica a cada trabajador y sus tareas: define la jerarquía del trabajo, y el recorrido del flujo de trabajo a través de la cadena de mando. Además, antes de pasar a la segunda fase, tienes que: perfilar las tareas y obligaciones de cada empleado, y definir cómo se relacionan las obligaciones de los empleados con sus superiores y subordinados.

2. Segmenta los diferentes departamentos. Es decir, agrupa a los trabajadores en departamentos, estableciendo al mismo tiempo una jerarquía.

3. Asigna responsabilidades a los grupos que acabas de crear. Y, antes de pasar al siguiente paso, asegúrate de que no existen tareas duplicadas. El momento de identificar estas duplicidades es ahora.

4. Establece el alcance de cada puesto. Es decir, el poder de las decisiones de cada trabajador. Además, tienes que incluir la influencia de estas decisiones sobre el resto de trabajadores.

5.Ordena la información: llegados a este punto, seguramente hayas recopilado muchísima más información de la que necesitas. Por ende, toca simplificar toda esta. En este sentido, quiero destacar que un buen organigrama es aquel que recoge la información más imprescindible, y la representa de forma sencilla e intuitiva.

6. Define las ramificaciones: partiendo desde el CEO, y llegando hasta la base de la pirámide, tienes que definir las ramificaciones de los distintos departamentos. A continuación, tienes que asegurarte de que el trabajo realizado ha seguido la línea pertinente. Asegúrate de que los distintos departamentos sean capaces de situarse dentro del organigrama. Y, por otro lado, asegúrate de haber plasmado todas las áreas que conforman la estructura de la empresa.

7. Para terminar, determina la influencia del organigrama. Es decir; ¿cómo puede contribuir esta representación visual a la toma de decisiones?

Y, por supuesto, asegúrate de que cada área, y empleados, recibe este organigrama. Es importante que todos entiendan su papel dentro de la empresa.

Pasos para crear un organigrama en 2022. Cómo crear un organigrama fácil y rápido.

5. Ejemplos de organigramas reales de empresas

Como acabo de explicarte, el organigrama hace referencia a la estructura interna de una compañía. También hemos visto las ventajas de crear esta representación visual y la forma de crear, paso a paso, esta estructura.

Llegados a este punto, ha llegado la hora de ver ejemplos de organigramas de empresas reales:

Organigrama de Coca Cola

Organigrama de Coca Cola. Ejemplo de organigrama real.

Organigrama de Bimbo

Organigrama de Bimbo. Ejemplo de organigrama real.

Organigrama de Fanta

Organigrama de Fanta. Ejemplo de organigrama real.

6. Plantilla de organigrama de una empresa (Recursos gratuitos)

Por último, quiero recomendarte una herramienta gratuita que puedes utilizar para crear el organigrama de tu empresa. Esta herramienta se llama Canva. Y, para crear tu organigrama, tan solo tienes que seguir los siguientes pasos:

    1. Crea una cuenta de Canva (puedes utilizar la versión gratuita).
    2. Entra en esta página y selecciona una plantilla.
    3. Personaliza la plantilla a tu gusto (cambiando los textos, tipografías, colores y demás detalles). Puedes añadir multitud de elemtnsos, como formas, imágenes, y mucho más.
    4. Guarda tu diseño, y compártelo.

 

Por supuesto, esta es solo una de las muchas herramientas que puedes utilizar para crear tu organigrama. También puedes hacerlo a través de Power Point, Word o Excel, entre otras.

Conclusión: importancia de los organigramas

Como ya habrás podido comprobar, los organigramas son algo más que una representación visual. Nos ayudan a esquematizar la jerarquía, los equipos, las responsabilidades y los flujos de trabajo en una compañía. Y, como también te he explicado, genera numerosas ventajas.

Por todo ello, no te olvides de crear este diseño. Y, por supuesto, hazlo siguiendo los pasos que te he explicado.

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