Estás leyendo el blog de Recursos Humanos de Grupo Prisma. A continuación, voy a compartirte algunas sugerencias simples y prácticas para organizar y llevar a cabo reuniones de trabajo efectivas.

En otra oportunidad, hemos hablado de la importancia de una correcta gestión y organización de reuniones como herramienta fundamental para la comunicación con el equipo, así como también, de los diferentes contextos en los que se pueden desarrollar.

Seguramente has experimentado en más de una ocasión, la impresión de haber perdido el tiempo al salir de alguna reunión. Lo cierto es que, cuando los encuentros están mal gestionados, los tiempos premeditados se extienden, los contenidos que se van a abordar pierden el foco y no hay claridad en los objetivos y pautas a seguir. Y es que hacer reuniones efectivas, implica tener presente varios elementos.  

Las reuniones de equipo tienen como objetivo llegar a acuerdos entre los convocados, compartiendo diferentes puntos de vista para desarrollar planes de acción hacia el o los objetivos planteados. Sin embargo, en gran parte de los casos, esto no ocurre. Para evitar que esto suceda, existen algunas consideraciones para tener en cuenta antes, durante y después de la reunión

Las reuniones efectivas, además de maximizar el tiempo, aseguran que los participantes comprendan el objetivo del encuentro, garantizando un compromiso de acción para alcanzar una meta.

Consejos para reuniones de trabajo efectivas

1. Establecer el objetivo de la reunión. Comencemos por el principio, ¿es realmente necesario tratarlo en una reunión? Esta debería ser la primera pregunta antes de empezar a organizar un encuentro. De serlo, es fundamental definir el objetivo que se quiere alcanzar para poder continuar con su correcta planificación.

2. Planificar y comunicar el objetivo. Una vez definido el propósito y su alcance, el siguiente paso será que lo anuncies a los involucrados. Enviar la planificación de la agenda con anticipación y de forma detallada, permitirá que los asistentes puedan prepararse para la misma, agregando valor en su participación.

3. Convocar solo a los participantes necesarios. Todos los invitados deben estar especialmente seleccionados para evitar asistencias innecesarias. Asegurarse de invitar solo a los afectados por lo tratado en la reunión.

4. ¡El tiempo es oro! Comenzar tarde impacta en el desarrollo de la agenda planificada, promoviendo que la misma se prolongue. Respetar el tiempo establecido marca precedente y fomenta este comportamiento en las siguientes reuniones. Exige y valora la puntualidad de los participantes, para favorecer el cumplimiento de los objetivos propuestos. Muchas veces, el tiempo ajustado ayuda a que los participantes se enfoquen en los resultados.

5. Contempla la modalidad del encuentro, ¿presencial o digital? El contexto actual dio lugar a la llegada del teletrabajo, ya sea de forma permanente, temporal o mixta, por lo que es esencial tener en cuenta la naturaleza de la reunión para sacar el máximo partido de ello.

6. Repasa la agenda de la reunión al inicio. Es importante para contextualizar el encuentro y para evitar desviaciones en los temas a tratar.

7. Ten siempre presente el objetivo. No perder de vista la agenda y el cometido principal de la reunión, ayuda a minimizar los cambios en lo planificado y a cumplir con el tiempo pactado del evento. Volver a ella si hace falta, recordándole a los participantes lo compartido.

8. Crea un ambiente de confianza, que dé lugar a que los participantes puedan plantear sus inquietudes y exponer sus puntos. En definitiva, todos los invitados se encuentran involucrados en los temas tratados y su correcto entendimiento y participación dará lugar a un encuentro más enriquecedor que se traducirá en mayor comprensión del objetivo.

9. Realiza una conclusión y resumen de lo conversado. Antes de finalizar la reunión, repasa lo hablado. Esto dará claridad y orden a los participantes.

10. Comparte las conclusiones y acciones acordadas. Una vez finalizada la reunión, envía por escrito lo resuelto, detallando de manera concisa las conclusiones alcanzadas y la asignación de tareas para alcanzar lo que se definió.

Espero que estas sugerencias te ayuden a organizar y desarrollar de manera más exitosa las futuras reuniones de trabajo en equipo.