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Gestión del tiempo: 10 consejos para administrarlo de manera eficaz

Sep 15, 2022 | Consultoría y Coaching

El tiempo es el recurso más valioso que tenemos y solemos malgastarlo a causa de hábitos inadecuados. Y es que la gestión del tiempo es mucho más que hacer un listado con las tareas pendientes. En este sentido, detectar dónde y de qué manera lo desaprovechamos y saber gestionarlo son aspectos fundamentales para sacarle el máximo partido.

Todos tenemos 24 horas al día, lo que hace la diferencia es cómo las aprovechamos y qué logramos con ello.

Ladrones del tiempo, ¿los identificas?

Existen diferentes razones que suponen una pérdida del tiempo en mayor o menor medida. Por lo tanto, identificarlas y controlarlas es fundamental si se busca mejorar la administración del tiempo y la productividad.

Los llamados ladrones del tiempo son aquellos elementos que disminuyen la concentración y productividad en nuestro día a día. Estos pueden clasificarse en internos y externos en función de su naturaleza.

Los factores internos, como su nombre indica, son distracciones que se originan dentro de uno. Algunos ejemplos: la procrastinación, la falta de planificación, el desorden, falta de priorización, baja motivación, comunicación ineficaz, falta de disciplina, falta de límites, etc.

En cambio, los factores externos son aquellos que provienen del exterior, como las redes sociales, mensajes de WhatsApp, interrupciones en el ámbito laboral, llamadas telefónicas, visitas inesperadas, reuniones improductivas o imprevistas, entre otros.

¿Te identificas con algunos?

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Consejos para una gestión eficaz del tiempo

Una gestión eficiente del tiempo mejora nuestra productividad en todos los ámbitos de la vida. A continuación, vamos a ver algunas estrategias para determinar en qué invertimos nuestro tiempo y cuál es la mejor manera de optimizarlo tanto en el ámbito laboral como en el personal:

1. Consciencia y responsabilidad sobre el uso de tu tiempo. Para ello, realizar una auditoría sobre el uso real del tiempo es una buena práctica para comprender cuáles son tus principales distractores y qué actividades o acciones se pueden mejorar.

2. Establecer objetivos. Tener en claro las metas es un factor fundamental para el establecimiento de las prioridades y la estrategia a seguir.

3. Organizar. Dedicarle un tiempo a la planificación del día y la semana ayudará a decidir y darle lugar a tus prioridades, además de los compromisos, e imprevistos que surgen.

4. Reuniones efectivas. En otra oportunidad hemos hablado de la importancia de lograr una correcta gestión y organización de reuniones, como herramienta fundamental para la comunicación con el equipo. Por esto, maximizar el tiempo y su asertividad, asegura el compromiso de los participantes para alcanzar la meta.

5. Saber delegar. Compartir ciertas responsabilidades forma parte de un manejo eficaz del tiempo. Hacerlo es una habilidad fundamental de un buen liderazgo, ya que también fomenta la autonomía, la motivación y la autoconfianza del equipo.

6. Aprovechar la tecnología existente. Actualmente contamos con gran variedad de herramientas que nos permiten hacer una gestión más eficiente de nuestro tiempo. Desde el uso de plataformas para reunirse de manera digital, calendarios que permiten registrar, categorizar y compartir eventos, hasta herramientas para gestionar tareas.

7. Que lo urgente no desplace a lo importante. No perder el foco de lo que verdaderamente importa, saliendo del modo reactivo del día a día, favorece a una mirada global y estratégica de nuestro tiempo.

8. ¡Fuera distractores! Ya hemos visto algunos ejemplos de ladrones del tiempo que te alejan de tus objetivos. ¿Has reconocido algunos en tu día a día? Pues este es el primer paso para poder controlarlos y gestionarlos.

9. ¡Tiempo fuera! No olvides reservar tiempo para ti y tus actividades de ocio y tiempo libre.

10. Conócete. ¿Sabes en qué y cómo usas tu tiempo?, ¿cómo quieres usarlo?, ¿conoces cuándo es tu mejor momento para hacer cada tipo de tarea?, ¿trabajas mejor por la mañana o por la tarde? Nadie mejor que tu para determinar las estrategias y acciones para mejorar tu productividad y distribución del tiempo.

Si bien existen incontables estrategias que favorecen la administración del tiempo, conocerse y poder elegir y probar distintas alternativas que influyan en la manera en la que gestionamos nuestro tiempo, es indispensable al momento de incorporar hábitos eficaces.

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